Cómo optimizar el envío de archivos adjuntos por correo electrónico

Hay tres claves para optimizar el espacio que ocupan y el tiempo que usted demora en adjuntar y enviar archivos por correo electrónico:

1. saber cuándo es necesario enviar información en archivos adjuntos,
2. elegir el tipo de archivo adecuado,
3. comprimir.

1. Cuándo enviar información en archivos adjuntos

Si los datos que debe enviar no necesitan de un formato especial (que incluya gráficos o tablas), evite adjuntar un archivo y pegue o escriba la información directamente en el cuerpo del mensaje.

La reducción del peso puede ser de hasta 99%, y como el texto forma parte del mensaje, si necesita ubicarlo en el futuro, podrá buscar el texto en cuestión directamente desde su programa de correo sin tener que abrir múltiples mensajes con archivos adjuntos sólo para ver qué tienen dentro. 😉

2. Elegir el tipo de archivo adecuado

Cuando digitalice documentos para enviar por correo electrónico, guarde las imágenes resultantes en formato JPG o dentro de archivos PDF. No utilice archivos TIF, BMP, GIF o PNG. Para cambiar de formato imágenes que tenga o le hayan enviado en un formato «pesado», recomendamos Irfanview (las cambia con 4 clics).

Además, sólo digitalice a color cuando éste sea importante (como cuando se incluyen fotografías o gráficos complejos); si no, hágalo en blanco y negro.

Recuerde también que seleccionando una resolución de 150dpi obtendrá imágenes con una definición óptima para imprimirlas, y con 72 o 96dpi bastará para su uso en pantalla. Resoluciones mayores sólo son necesarias para usos profesionales como los de las imprentas.

Un ejemplo del primer tipo de ahorro es una imagen BMP de 6 MB, que guardada como JPG de iguales dimensiones y calidad pesa 0,1 MB. Por otra parte, en general, digitalizando sólo en blanco y negro y/o disminuyendo la resolución puede bajar el peso de un archivo de imagen más de un 50%.

3. Comprimir archivos adjuntos

Como norma general es útil comprimir todos los archivos de texto (TXT, DOC, ODT) y planillas (XLS, ODS) que se envíen por correo electrónico, salvo cuando contienen fotografías o digitalizaciones, ya que éstas no son compresibles. Si necesita bajar el peso de un documento y puede prescindir de las imágenes que contiene, lo mejor será borrarlas. A modo de ejemplo, un archivo TXT de 3,4 MB se redujo 75% al comprimirlo como ZIP.

Comprimir las imágenes JPG y las presentaciones (PPT, PPS, ODP), en cambio, no suele reducir su peso significativamente… pero si debe enviar una de las pesadas imágenes de PhotoShop (PSD), siempre comprímala: se sorprenderá con el resultado.

Como nota complementaria, si bien todos estamos más familiarizados con el formato de compresión ZIP, existen otros mucho más efectivos. Recomendamos el del compresor gratuito 7-Zip. Permite usar los archivos ZIP y RAR que usted ya posea, así como crear archivos 7Z (su formato propio) más pequeños.