Si antes las videoconferencias por trabajo o educación eran importantes para muchos de nosotros, con la llegada del COVID-19 se masificaron, siendo indispensables en muchos casos. Sin embargo, la creciente importancia de las videoconferencias no reduce las frustraciones y el cansancio que implican.
Este artículo pone foco en los asistentes, no en quienes organizan videoconferencias, para hacer la experiencia de las videoconferencias de trabajo y aprendizaje más provechosa y placentera.
El software y el hardware usado es secundario. Estas recomendaciones para videoconferencias aplican por igual a cualquier sistema: Zoom, GoToMeeting, Webex, Microsoft Teams, Google Meet, Discord y demás.
Cámara y micrófono pueden tanto ser los integrados al dispositivo de turno o independientes. Si quiere recomendaciones, puede pedirlas en los Comentarios al final del artículo.
Las recomendaciones por tema:
Ubicación
- Busque un lugar tranquilo, sin ruidos de animales, personas, música o TV.
- Busque un fondo parejo y ordenado (el fondo ocupa más lugar que usted y dice mucho de usted).
- Cierre puertas y ventanas de donde esté (si tiene esa posibilidad).
- Evite puertas detrás suyo: si alguien pasa o la abre no podrá controlar lo que los demás vean.
Comportamiento
- Mantenga su micrófono silenciado para no aportar ruido a la reunión. Si desea hablar, levante la mano (usando el sistema o en pantalla) y aguarde su turno para habilitarlo.
- Siéntese cómodamente, pero evite reclinarse o acostarse.
- Vístase adecuadamente para la ocasión (sobre todo de la cintura para arriba), como lo haría si tuviera la reunión en persona.
- No coma y limite las bebidas.
- Evite movimientos constantes (especialmente de su cuerpo y manos): distraen y aumentan el uso de ancho de banda.
- Evite chatear por otros sistemas, responder correos o ver páginas web, ya que lo distraen a usted y a quienes ven sus acciones. Si necesita hacerlo, apague temporalmente su cámara.
- Evite tocarse la cara y sea consciente de los gestos que hace (como bostezos); el lenguaje no verbal también comunica.
- No se mire a sí mismo cuando hable, intente mirar a la cámara o a la persona que esté ubicada más cerca de ella para la conversación resulte más natural para los demás.
Privacidad y seguridad
- Use auriculares si hay otras personas cerca o si no escucha bien con los parlantes de su dispositivo.
- Asegure que la pantalla no sea vista por terceros.
- Si le preocupa mantener privado su nombre, no escriba su apellido completo cuando se identifique. Sólo su nombre de pila y la primera letra de su apellido. Los participantes y quien modere la reunión podrán saber quién es usted, pero, aunque la sesión se grabe o se tomen fotografías o capturas de pantalla, nadie conocerá su nombre completo.
- Evite identificarse con el nombre de su dispositivo (algunas veces Zoom le asigna ese nombre de forma predeterminada) o con apodos. Puede hacer públicos datos técnicos que le pongan en riesgo y, en lo laboral, puede dar una imagen poco profesional.
Imagen
- Pruebe colocar la cámara o dispositivo a diferentes distancias, alturas e inclinaciones, de modo de que su cara se vea de frente (no desde abajo ni desde arriba) y quede en los dos tercios superiores de la imagen.
- Mantenga limpio de polvo y -sobre todo- de huellas el lente de su cámara (repáselo antes de cada videoconferencia).
- Evite luces detrás suyo: deslumbran a la cámara e impiden que se le vea bien.
- Evite luces justo encima suyo: crean sombras dramáticas y poco halagadoras (¡el «efecto panda» queda bien sólo en los ojos de los pandas!).
- Para una iluminación pareja en su cara puede compensar la de la habitación con una lámpara o incluso con la linterna de su teléfono (si no lo está usando), ubicada detrás o al costado de la cámara.
Conectividad
- Evite (en lo posible) que otras personas conectadas a la misma red (Wi-Fi) vean video (como cualquiera de YouTube y Netflix) para minimizar problemas por falta de ancho de banda.
- Si usa laptop, teléfono o tableta, asegure que su batería está cargada.
- Para conexiones por Wi-Fi, busque una ubicación próxima al router.
- Para conexiones de datos (sin Wi-Fi), busque una ubicación con buena recepción telefónica.
- Evite caminar y cambios de ubicación importantes: puede perder conectividad y pierde control de lo que los demás ven durante su movimiento.
Extra
Si tiene dudas, recuerde que siempre puede organizar un par de breves videoconferencias con amigos o familiares. Podrá preguntarles sobre cómo le ven y escuchan, y definir claramente el área que capta su cámara. La práctica hace al maestro 😉